Veranstaltungsmanagement mit beabee

beabee ist vielfältig einsetzbar und lässt sich neben vielen anderen Anwendungsbereichen auch zum Veranstaltungsmanagement nutzen. Damit sich Personen für dein Event anmelden können, kannst du einfach einen CrowdNewsroom als Anmeldeformular nutzen.

Das Beste ist: Wenn Teilnehmende noch nicht Teil deiner beabee Community-Datenbank sind, kannst du sie direkt als neue Kontakte hinzufügen. So sammelst du automatisch wertvolle Kontaktdaten, mit denen du im Anschluss Event-Details, Follow-Ups oder weitere Inhalte versenden kannst.

Gerade am Anfang des Communityaufbaus bieten Veranstaltungen eine hervorragende Gelegenheit, erste Kontakte zu knüpfen und deine Community Schritt für Schritt wachsen zu lassen. Hier findest du weitere Informationen zum Communityaufbau durch Veranstaltungen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir am Beispiel vom CORRECTIV.StartHub und den monatlich organisierten Know-Lunches wie du beabee zum Veranstaltungmanagement in drei Schritten nutzen kannst.

1. Anmeldeformular als CrowdNewsroom anlegen

Ein Anmeldeformular für deine Veranstaltung erstellst du einfach, indem du einen CrowdNewsroom bei beabee anlegst.

1. Gehe unter Administration auf die Kachel CrowdNewsroom und dann auf CrowdNewsroom anlegen (oben rechts).

1. Schreibe einen Einleitungstext (quasi die erste Seite deines CrowdNewsrooms) und eine Abschlussnachricht (quasi die letzte Seite deines CrowdNewsrooms).

1. Erstelle deinen ersten Slide. Dafür klickst du einfach auf den Button 1: Slide 1. Hier kannst du per Drag and Drop verschiedene Blöcke hinzufügen. Für die Anmeldung zur Veranstaltung fügen wir zwei Textfelder ein. Diese kannst du einfach mit deiner Maus von der rechten Seite in die Mitte ziehen.

1. Wenn du das Textfeld rübergezogen hast, öffnet sich automatisch ein Fenster. Hier kannst du viele Sachen einstellen. Für die Anmeldung zum Event reicht es aber völlig das Label, also deine Frage einzutragen. Der CORRECTIV.StartHub fragt immer zwei Fragen ab: "Von welchem Medium kommst du?" und "Was interessiert dich an dem Thema besonder?". Die letzte Frage dient dazu, vorab Themen zu sammeln, die bei der Veranstaltung diskutiert werden können. Beide Fragen müssen nicht verpflichtend aufgefüllt werden, sondern sind optional.

1. Füge unter Titel und Bild einen Titel, eine Kurzbeschreibung zum Event und ein Titelbild hinzu. Falls du ein Sharepic zu deiner Veranstalung hast, bietet es sich an, dieses hier einzubetten.

1. Außerdem macht es bei einer Eventanmeldung Sinn, den Link unter Teilen-Optionen entsprechend anzupassen und benutzerdefinierte Teilbeschreibung für Social Media einzufügen.

1. Klicke jetzt noch einmal auf die Registerkarte Einstellungen. Hier ist es wichtig, dass du die ersten drei Häkchen aktivierst. Nur so werden die Kontaktinformationen von Personen gesammelt, die noch nicht in deiner beabee Community-Datenbank gespeichert sind. Die Informationen kannst du dazu nutzen, um Veranstaltungsdetails und Follow-Ups zu versenden.

2. Wenn du möchtest, dass Mitglieder deiner Community die Veranstaltung im beabee Dashboard sehen können, kannst du diese Funktion unter Aufruf in Mitglieder-Dashboards anzeigen aktivieren.

3. Jetzt sollte der Veröffentlichen-Button oben rechts dunkelgrau sein und du kannst deinen CrowdNewsroom per Klick veröffentlichen.

1. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, mit dem Link zum CrowdNewsroom. Diesen kannst du kopieren und zum Beispiel in deinem Newsletter oder auf Social Media teilen.

2. Segment und Tags in der Community-Datenbank anlegen

Um eine Übersicht zu erhalten, wer von deinen Kontakten an der Veranstaltung teilnimmt, kannst du diese mit Tags versehen und/oder ein Segment erstellen, in das alle Kontakte mit den passenden Kriterien automatisch aufgenommen werden. Die Erstellung eines Segments ist zudem eine Voraussetzung, um automatisierte E-Mails an die Teilnehmenden zu versenden.

Pro Know-Lunch des CORRECTIV.StartHub wird immer ein Segment erstellt und anschließend alle Konakte in diesem Segment getagged. So erstellst du ein Segment:

1. Du klickst links auf Kontakte, wählst Alle Kontakte aus und klickst anschließend auf den Filter.

1. Nun kannst du einen Filter einstellen. Um nach den Teilnehmenden einer Veranstaltung zu filtern, wähle CrowdNewsroom aus. Dann kannst du im Drop-Down-Menü den CrowdNewsroom auswählen, den du als Anmeldeformular erstellt hast. Nun klickst du auf Informationen, wählst Hat teilgenommen? und ja aus. Zuletzt wendest du mit einem Klick auf Suche den Filter an.

1. Nun werden dir deine Ergebnisse für diesen Filter angezeigt. Um alle Kontakte, die den Filterkriterien entsprechen, automatisch dem Segment hinzuzufügen, klicke auf Segment speichern.

1. Nun erscheint ein Pop-Up-Feld, in dem du dein Segment benennen kannst. Klicke nachdem du einen Namen eingegeben hast auf Segment erstellen. Das neue Segment findest du nun in der Spalte links unter Kontakte. Das Segment wird stetig mit allen Kontakten gefüllt, die das Anmeldeformular zu deiner Veranstaltung ausfüllen.

1. Wenn du möchtest, kannst du die Personen in einem Segment auch händisch mit einem Tag versehen. So siehst du auch in den Kontaktprofilen, dass die Person an deiner Veranstaltung teilgenommen hat. Hierzu klickst du auf das Tag-Symbol, erstellst einen neuen Tag unter Tags bearbeiten, wählst durch das Häkchen neben Name alle Personen in dem Segment aus, klickst wieder auf das Tag-Symbol und den von dir neu erstellten Tag. Nun erscheint ein Tag unter den Namen deiner Kontakte.

3. Automatisierte E-Mails versenden

Zudem kannst du mit beabee an deine Teilnehmenden eine automatisierte E-Mail versenden, z.B. mit dem Zoom-Link oder Veranstaltungsort. Diese kannst du jedoch nur im alten Adminbereich einrichten:

1. Im alten Adminbereich angekommen siehst du all deine Segmente unter Contacts aufgelistet.

2. Klicke auf das Segment mit den Teilnehmenden deiner Veranstaltung. Wähle dann New email.

1. Nun kannst du einstellen, wie die E-Mail getriggert werden soll – zum Beispiel, wenn eine Person einem Segment hinzugefügt wird oder dieses verlässt. Im Fall von CORRECTIV.StartHub wird die E-Mail getriggert, sobald sich eine Person zur Veranstaltung anmeldet und dadurch dem Segment hinzugefügt wird. Sollten sich bereits Personen zu deiner Veranstaltung angemeldet haben, kannst du einstellen, dass alle Kontakte in dem Segment die E-Mail automatisch erhalten.

1. Um eine E-Mail zu erstellen, klicke rechts neben Template auf Select one. Im Drop-Down-Menü kannst du nun entweder eine bestehende E-Mail auswählen oder unter — New email — eine neue E-Mail anlegen.

2. Wenn du - New email - auswählst, kannst du den oder die Absender*in, den Betreff sowie den Text der E-Mail eingeben. Wenn du fertig bist, klicke auf create.

1. Nun wird die E-Mail automatisch an alle Personen versendet, die sich zu deiner Veranstaltung anmelden. Bei Bedarf kannst du die E-Mail pausieren oder löschen.