Welches CRM passt zu dir?

Die Einführung eines CRM-Systems wirft unweigerlich die Frage nach dem geeigneten Tool auf. Welche Lösungen sich insbesondere für kleine Redaktionen eignen und weshalb Excel allein nicht genügt, erfährst du hier.

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CRM vs. Excel: Weshalb eine Excel-Tabelle kein Ersatz für ein CRM ist 🗂️

Zunächst möchten wir klarstellen: Gerade zu Beginn einer Gründung sind die Ressourcen oft knapp. Wenn du also mit einer Excel-Tabelle startest, ist das auf jeden Fall besser als nichts. Wichtig ist jedoch, dass du dir bewusst machst, dass ein CRM vor allem dann unverzichtbar wird, wenn deine Community wächst.

Ein CRM sorgt dafür, dass alles übersichtlich bleibt – egal, ob du 100 oder 1.000 Kontakte verwaltest. Es bietet dir deutlich mehr Übersichtlichkeit durch Tagging, Filteroptionen und Kategorien. Viele Tools ermöglichen sogar das Anlegen dauerhafter Filter, die automatisch mit passenden Kontakten gefüllt werden, speichern Kommunikationsverläufe automatisch und können automatisierte E-Mails versenden. Zudem können Synchronsiationen mit anderen Tools eingerichtet werden, um Daten aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammen zu führen.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass dein Team gleichzeitig daran arbeiten kann und bestimmte Rollen oder Schreibrechte vergeben werden können. In einer Excel-Tabelle führt gemeinsames Arbeiten schnell zu Fehlern. Außerdem gehen deine Kontakte nicht verloren, wenn ein wichtiges Teammitglied die Redaktion verlässt .

Darüber hinaus erfüllen die meisten CRM-Systeme die DSGVO-Anforderungen, bieten Zugriffsbeschränkungen und sicheres Hosting. Excel-Tabellen hingegen werden oft lokal gespeichert oder unsicher in der Cloud abgelegt, was datenschutzrechtlich problematisch sein kann.

Kurz gesagt: Ein CRM wächst mit dir, spart dir eine Menge Zeit und Nerven – und macht deine Arbeit einfach professioneller.

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Welche CRM-Lösungen nutzen kleine Redaktionen? 🛠️

Im Idealfall steht ein Kontaktdatenbank bzw. ein CRM im Zentrum deines Toolstack und kann Informationen aus verschiedenen Aktivitäten bündeln. Die wenigsten kleinen Redaktionen haben jedoch aktuell so ein zentrales System.

Es gibt viele verschiedene Tools, die kleine Redaktionen in verschiedenen Kombinationen bisher nutzen, um Community-Kontakte zu verwalten – je nachdem, wie komplex ihre Anforderungen sind.

Viele Redaktionen nutzen einfach die Kontaktfunktion ihres E-Mail-Anbieters , wie Mailchimp oder Brevo. Allerdings führt das oft dazu, dass Newsletter und Zahlungsabwicklung über unterschiedliche Systeme laufen, was die Verwaltung erschwert.

Für Direktmarketing und Aktivierung gibt es Tools wie Beehiiv oder ActiveCampaign, die sich insbesondere auf gut für automatisierte Kampagnen spezialisiert haben und viel von Creatorn genutzt werden.

Wer WordPress nutzt, und dazu verschiedene Plugins, die Aufgaben zur Lead-Generierung übernehmen oder die Zahlungsabwicklung handhaben, hat oft seine Kontakte direkt hier gespeichert. Newspack-Redaktionen, haben die Option über BlueLena Kontakte zu verwalten. In der Regel liegt bei diesen CMS-integrierten Lösungen der Fokus auf auf Marketing-Aktivitäten zum Wachstum der Einnahmen über Abos oder Spenden.

Viele, aktuell vor allem Schweizer Lokalredaktionen nutzen als CMS WePublish, was auch integrierte Möglichkeiten der Kontaktverwaltung bereitstellt. Und für Newsletter-fokussierte Publikationen gibt es Steady, Substack oder Ghost, die ebenfalls Kontaktlisten bereitstellen, aber ohne umfassende CRM-Funktionalitäten.

Zu klassischen CRM-Lösungen gehören Tools wie HubspotCRM oder Salesforce Essentials, die sehr komplex sind. Daher werden aktuell oft Tools wie Notion und Airtable als CRM eingesetzt.

Open-Source-Alternativen hierzu sind CiviCRM und auch das von CORRECTIV entwickelte Tool beabee, die Unabhängigkeit und mehr Datenschutzkontrolle versprechen.

Ein gutes CRM sollte sich gut mit anderen Tools verknüpfen lassen (über APIs), Daten sicher speichern, ein flexibles Tagging- und Filtersystem haben und die Synchronisation von Daten ermöglichen.

Für Community-Redaktionen haben wir bei CORRECTIV die Engagement-Plattform beabee entwickelt. Einzigartig ist die Kombination aus Umfragetool und CRM. Die bei Community-Umfragen oder Crowdrecherchen gesammelten Kontaktdaten werden automatisch auch im CRM gespeichert. Genauso wie die Zahlungsdaten. So können Mitarbeitende in journalistischen sowie Marketing- oder Verkaufsrollen gleichermaßen mit der Community-Datenbank arbeiten.

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