Die richtigen Daten sammeln, strukturieren und pflegen
1. Welche Informationen solltest du bei der Datenerhebung abfragen? 📝
Egal ob über eine Newsletter-Anmeldung, eine Crowdrecherche oder eine Umfrage – sobald du Kontaktdaten sammelst, stellt sich die zentrale Frage: Welche Informationen brauche ich wirklich?
Rein datenschutzrechtlich gilt: Du darfst nur Daten erheben und speichern, die du tatsächlich benötigst und auch nutzt.
Ein Beispiel: Im lokalen Kontext ist es oft sinnvoll, den Stadtteil einer Person abzufragen – etwa, um sie gezielt zu bestimmten Recherchen oder Veranstaltungen einladen zu können. Wenn du jedoch nicht planst, postalische Einladungen zu verschicken, solltest du keine vollständige Adresse erheben. Stattdessen reicht es aus, nach der Postleitzahl, dem Wahlbezirk oder dem Stadtteilnamen zu fragen.
👉 Der Grundsatz lautet also: So wenig wie möglich - so viel wie nötig!
Welche Daten du konkret abfragen solltest, hängt immer davon ab, wofür du deine Community-Datenbank nutzen möchtest. Überlege dir deshalb vorab:
Was ist das Ziel meiner Datensammlung?
Wie will ich mit den Personen in Kontakt treten?
Welche künftigen Projekte, Recherchen oder Formate plane ich?
Gerade am Anfang ist es völlig normal, noch nicht alle Informationen zu kennen – etwa, wenn du deine Rechercheschwerpunkte noch nicht festgelegt hast.
Wenn du aber bereits weißt, dass du z. B. eine Recherche zum Thema Wohnungsknappheit planst, dann solltest du direkt von Anfang an die dafür relevanten Informationen erheben – etwa:
Ist die Person Mieter*in oder Hausbesitzer*in?
Arbeitet sie in der Stadtverwaltung oder einem Wohnungskonzern?
Tipp: Rollen in der Stadtgesellschaft abfragen
Wenn du noch keinen konkreten Themenschwerpunkt hast, kannst du eine allgemeinere, aber dennoch hilfreiche Frage stellen:
"Welche Rollen hast du in der Stadtgesellschaft?"
Zur besseren Auswertung und Kategorisierung in deiner Datenbank empfiehlt sich eine geschlossene Frage mit Auswahlmöglichkeiten (z. B. „Elternteil“, „Vereinsmitglied“, "Lokales Unternehmen", „Pflegekraft“, „Aktivist*in“ etc.). Optional kannst du ein freies Feld für „Sonstiges“ ergänzen, um nicht aufgeführte Rollen zu erfassen.
2. Wie behältst du den Überblick über deine Community-Daten? 👁️
Damit du deine Datenbank effektiv nutzen kannst, ist eine sinnvolle und gut durchdachte Struktur das A und O. Nach welchen Kriterien du deine Datenbank strukturierst, hängt stark von deiner Community, deinen Rechercheschwerpunkten und deinen redaktionellen Aktivitäten ab.
Stelle dir dazu folgende grundlegende Fragen:
Welche Untergruppen gibt es in meiner Community?
Nach welchen Kriterien lassen sich diese Gruppen sinnvoll zusammenfassen?
Welche Gruppen sind für meine Arbeit besonders relevant?
Mögliche Kategorien und Kriterien nach denen zu deine Community taggen könntest sind zum Beispiel:
Conversion Channel: Beitritt zur Community durch Newsletter, Social-Media, Veranstaltung etc..
Geografische Merkmale: Beispielweise Kommunen in einer Region oder Stadtteile in einer Stadt.
Themenschwerpunkte: Relevante Themen für deine Recherchen wie z.B. Gesundheit, Bildung, Verkehr, Wirtschaft.
3. Wie kannst du deine Datenbank pflegen? 🧹
Ein häufig unterschätztes Problem beim Aufbau einer Datenbank ist nicht das anfängliche Befüllen mit Kontakten oder das Erstellen einer Struktur – sondern die langfristige Pflege und Aktualisierung. Eine Datenbank ist nur dann wirklich nützlich, wenn sie kontinuierlich gepflegt und regelmäßig aktualisiert wird. Ein zentraler Erfolgsfaktor dafür ist das Commitment im Team.
Team einbinden und Verantwortlichkeiten klären
Bereits bei der Einführung eines CRM-Systems sollten alle Teammitglieder eingebunden und umfassend informiert werden. Wichtig ist, klare Regeln für Struktur, Tagging und Rollenverteilung festzulegen, damit alle nach denselben Standards arbeiten.
Besonders hilfreich ist es, eine „datenverantwortliche“ Person zu benennen, die:
die Pflege der Daten im Blick behält,
Strukturen und Tags weiterentwickelt,
und als zentrale Ansprechperson für Fragen zur Datenbank fungiert.
Daten strategisch mitdenken
Die Datenbank sollte fester Bestandteil bei der Planung von Community-Recherchen oder Engagementstrategien sein. Stelle dir dazu frühzeitig folgende Fragen:
Wie können bestehende Daten sinnvoll genutzt werden?
Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden?
Wie lassen sich neue Kontakte systematisch erfassen?
Wie sieht der Datenfluss vom Erstkontakt bis zur Einspeisung in die Datenbank aus?
All diese Überlegungen sollten integrierter Bestandteil der strategischen Planung von Beteiligungs- und Rechercheprojekten sein – nicht nur ein nachgelagerter Schritt.
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