# So bindest du Ehrenamtliche in dein Projekt ein Ehrenamtliche können dein Projekt enorm bereichern. Sie bringen Zeit, Energie und neue Perspektiven ein, erweitern die Reichweite deiner Arbeit und tragen oft besonders starke intrinsische Motivation in sich. Gerade in **gemeinwohlorientierten oder lokalen Projekten** können engagierte Freiwillige eine tragende Rolle spielen – sei es durch ihre Zeit, ihr Wissen oder durch ihre eigenen Netzwerke. Einige Medienprojekte zeigen bereits, wie wertvoll diese Zusammenarbeit sein kann. So arbeiten zum Beispiel die [Relevanzreporter](https://relevanzreporter.de/) aus Nürnberg oder das Wuppertaler Projekt [Blickfeld](https://www.blickfeld-wuppertal.de/) mit Ehrenamtlichen zusammen, die aktiv zur Berichterstattung und zur Entwicklung der Projekte beitragen. Auch die Initiative [ZWEITZEUGEN e.V.](https://zweitzeugen.de/) hat mittlerweile eine feste Ehrenamtsstruktur etabliert. Gleichzeitig ist die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen kein Selbstläufer. Wenn du Menschen in dein Projekt einbindest, übernimmst du **Verantwortung**. Du musst **Strukturen schaffen** und Zeit in **Betreuung und Koordination** investieren. Dazu gehört auch, **Wertschätzung** für die geleistete Arbeit zu zeigen und Ehrenamtliche gut zu begleiten. Hinzu kommt, dass ehrenamtliches Engagement oft mit einer gewissen Fluktuation verbunden ist. Menschen verändern ihre Lebenssituation, haben zeitweise weniger Kapazitäten oder orientieren sich neu. Umso wichtiger ist es, Engagement so zu gestalten, dass sich Menschen willkommen, unterstützt und wirksam fühlen. Dieser Artikel zeigt dir, anhand konkreter Learnings aus der Praxis von ZWEITZEUGEN e.V., wie du Ehrenamtliche sinnvoll in dein Projekt einbinden kannst – von der ersten Ansprache über das Onboarding bis hin zu langfristiger Zusammenarbeit und Bindung. *** ### Vorbereitung auf die ehrenamtliche Mitarbeit in deinem Projekt Es ist sehr wichtig, dass du dir vorab ein paar grundlegende Fragen stellst, um zu entscheiden, ob Ehrenamtsarbeit innerhalb deines Projekts Sinn macht und vor allem auch ob deine Kapazitäten und Ressourcen das Einbinden von Ehrenamtlichen hergeben. #### **1. Wofür genau möchtest du Ehrenamtliche einbinden?** Die wichtigste Frage überhaupt: Warum möchtest du Ehrenamtliche einbinden - und wofür konkret? Bei ZWEITZEUGEN e.V. wird deutlich, wie wichtig diese Klarheit ist. Dort wird Engagement inzwischen differenziert gedacht: Nicht jede Person möchte ein klassisches, langfristiges Ehrenamt übernehmen. Manche wollen sich projektweise oder einmalig einbringen. Mache dir also bewusst, für welche Aufgaben, Rollen und Tätigkeitsbereiche freiwillige Unterstützung sinnvoll sein könnte. Diese Unterscheidung zwischen Engagement und Ehrenamt kann dir helfen, flexibler zu planen und Menschen passender einzubinden. Eine klare Differenzierung zwischen Engagement und Ehrenamt findest du [hier](#id-3.-flexible-beteiligungsformen-ermoglichen). #### **2. Wer übernimmt Verantwortung für die Ehrenamtlichen?** Da die Arbeit mit Ehrenamtlichen auch einen gewissen Betreuungs- und Koordinationsaufwand mit sich bringt, ist es wichtig, dass du frühzeitig eine feste Ansprechperson festlegst. Diese Person führt Kennenlerngespräche, organisiert und begleitet das Onboarding und behält insgesamt den Überblick über die Strukturen rund um das Ehrenamt. Wenn niemand explizit zuständig ist, entstehen schnell Unklarheiten: Neue Ehrenamtliche wissen nicht, an wen sie sich wenden können, Aufgaben bleiben liegen oder Informationen gehen verloren. Eine klare Zuständigkeit sorgt deshalb für Orientierung und Verlässlichkeit. Bei ZWEITZEUGEN e.V. wurde das Ehrenamt beispielsweise strukturell in die Organisation verankert. Das bedeutet, dass Engagement nicht nur punktuell oder spontan stattfindet, sondern bewusst in die organisatorischen Abläufe integriert ist. Im Organigram der Organisation wird sichtbar, an welchen Stellen Ehrenamtliche eingebunden sind, welche Rollen sie übernehmen können und wie die Zusammenarbeit mit hauptamtlichen Strukturen organisiert ist.
**Wichtig ist außerdem:** Diese Koordinationsstruktur muss nicht zwingend von hauptamtlichen Mitarbeitenden getragen werden. In vielen Projekten übernehmen erfahrene Ehrenamtliche selbst Verantwortung für die Begleitung neuer Engagierter. Sie führen zum Beispiel erste Gespräche, unterstützen beim Onboarding oder stehen als Ansprechpersonen für Fragen zur Verfügung. So kann ein System entstehen, in dem Ehrenamtliche auch Ehrenamtliche betreuen. Das spart Ressourcen und stärkt gleichzeitig das Gemeinschaftsgefühl. Außerdem ermöglicht es Engagierten, Schritt für Schritt mehr Verantwortung im Projekt zu übernehmen. *** ## Ehrenamtliche für dein Projekt gewinnen Wenn du entschieden hast, dass Ehrenamtsarbeit das Richtige für dein Projekt ist, gilt es, die passenden Menschen dafür zu gewinnen. Das funktioniert am besten, wenn du vorher klar definierst, welche Rolle durch das Ehrenamt abgedeckt werden soll. So weißt du genau, wer zu deinem Projekt passt und welche Fähigkeiten oder Motivationen diese Person mitbringen sollte. Es bietet sich an, einen Ausruf über deine Kanäle zu starten oder wenn du lokal aktiv bist, Flyer an öffentlichen Orten zu verteilen. **Für deinen Ausruf kannst du zwei Varianten wählen:** #### **1. Konkrete Rollenbeschreibung** Du formulierst klar, welche Aufgaben übernommen werden sollen. Das schafft Orientierung und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass sich Menschen melden, die ganz genau zu deinen Vorstellungen passen. Diese Art der Ausschreibung kann aber auch zu eingrenzend wirken und Interessierte, die vielleicht zu dir passen, würden abschrecken. ZWEITZEUGEN e. V. nutzt als Verbreitungskanal für ihre Ehrenamts-Ausschreibungen unter anderem die eigene Website, die einen eigenen Reiter für Jobangebote enthält. Eine solche Ausschreibung sieht dort zum Beispiel folgendermaßen aus:
#### **2. Offener, werteorientierter Aufruf** Du lädst Menschen ein, Teil deiner Vision zu werden. Zum Beispiel: „Bring dich ein und werde Teil unserer Community.” Hier stehen Motivation und Identifikation im Vordergrund, nicht formale Qualifikationen. Dieser Weg bietet deutlich mehr Raum für Interessenten verschiedener Gruppen. Es ist in beiden Fällen wichtig, dass du die Werte deines Projekts klar formulierst, denn Identifikation spielt eine äußerst tragende Rolle, wenn es darum geht, Ehrenamtliche zu gewinnen und im Fortlauf auch langfristig an das Projekt zu binden. *** ## Das Onboarding Ein gelungenes Onboarding ist die Grundlage für eine langfristige, motivierende und wirksame Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen. Wenn es jemanden gibt, der sich gerne ehrenamtlich an deinem Projekt beteiligen möchte ist es wichtig, dass du genug Zeit einplanst um ein **Kennenlerngespräch zu führen**. In diesem Gespräch könnt ihr gegenseitige Erwartungen klären, offene Fragen stellen und gemeinsam prüfen, ob Engagementform, Projekt und Person zueinander passen. Gleichzeitig kannst du hier auch schon die gewünschte Verbindlichkeit thematisieren - etwa in Bezug auf zeitliche Ressourcen, Einsatzdauer oder Verantwortungsbereiche. Darüber hinaus ist es wichtig, einen **niedrigschwelligen Einstieg zu ermöglichen**. Gerade zu Beginn sollten Ehrenamtliche ohne großen organisatorischen oder fachlichen Aufwand erste Erfahrungen sammeln können. Dies senkt Hemmschwellen und erleichtert den Zugang zum Ehrenamt. Gleichzeitig darf der Einstieg nicht zu oberflächlich sein: Ehrenamtliche brauchen im Onboarding genügend Wissensvermittlung, damit sie ihre Aufgaben sicher und selbstständig ausführen können und nicht ins „kalte Wasser” geworfen werden. Es gilt also, ein ausgewogenes Verhältnis zu schaffen zwischen: niedrigschwelligem Zugang auf der einen Seite und klarer Informationsvermittlung auf der anderen Seite. Ein weiterer zentraler Baustein des Onboardings ist die **klare Ausformulierung einer festen Rolle**. Ehrenamtliche sollen von Beginn an wissen, welche Aufgaben sie übernehmen, welche Verantwortung damit verbunden ist und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Hier kann es besonders hilfreich sein, wenn du bewusst immer wieder mit wertschätzendem und konstruktivem Feedback arbeitest, damit dein Gegenüber an Sicherheit und Motivation gewinnt. Eine besondere Herausforderung besteht darin, **Ehrenamtliche dabei nicht zu überfordern**. Für das Team von ZWEITZEUGEN e.V. hat sich daher eine klare Unterscheidung zwischen unterschiedlichen Formen des Engagements bewährt. Personen, die sich nur punktuell oder projektweise einbringen möchten, sollten ein bewusst schlankes und niedrigschwelliges Onboarding erhalten. Für Personen, die sich langfristig in deiner Organisation engagieren wollen, kann ein umfangreicheres und vertiefendes Onboarding sinnvoll sein. *** ## Ehrenamtliche halten und Verbindlichkeit sichern Neben der reinen Wissensvermittlung spielt im Onboarding und darüber hinaus der Faktor Identifikation eine große Rolle. Gerade in der Anfangsphase solltest du Raum dafür schaffen, die Werte, Haltung und Zielsetzung deines Projekts erlebbar zu machen. Bei ZWEITZEUGEN e.V. geschieht dies beispielsweise durch die intensive Auseinandersetzung mit den Geschichten von Zweitzeug\*innen. Empfehlenswert ist daher, im Onboarding gezielt Elemente einzubauen, in denen Ehrenamtliche die Werte deiner Organisation nicht nur kennenlernen, sondern im besten Fall auch spüren können. Ziel ist es, ein Gefühl zu vermitteln wie: Für diese Werte möchte ich mich einsetzen. Das stärkt die emotionale Bindung an dein Projekt und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines nachhaltigen Engagements. Damit Ehrenamtliche langfristig bleiben und sich zuverlässig einbringen, gilt es einige Punkte ins Auge zu fassen, an denen du dich für die ehrenamtliche Arbeit in deinem Projekt orientieren kannst: #### **1. Wertschätzung und ein herzliches Miteinander leben** Verbindlichkeit entsteht nicht durch Kontrolle, sondern durch Beziehung. Zeige regelmäßig Wertschätzung für die geleistete Arbeit - zum Beispiel durch: * persönliches Dankeschön, * sichtbare Anerkennung im Team, * kleine Gesten im Alltag, * eine offene und freundliche Kommunikationskultur Ein herzliches Miteinander und das Gefühl, Teil eines echten Teams zu sein, sind zentrale Faktoren dafür, dass Ehrenamtliche bleiben. #### **2. Verantwortung übergeben und Selbstwirksamkeit ermöglichen** Ein ganz zentraler Punkt für langfristiges Engagement ist außerdem Selbstwirksamkeit. Gib Ehrenamtlichen nicht nur Aufgaben, sondern auch echte Verantwortung: * für einzelne Projekte, * für bestimmte Themenbereiche, * oder für klar abgegrenzte Rollen im Team Wichtig ist dabei, dass Zuständigkeiten transparent geregelt sind. Um dir einen Eindruck zu verschaffen, wie die Ehrenamtsstruktur bei ZWEITZEUGEN e.V. aufgebaut ist und welche Verantwortungsbereiche hier Ehrenamtlichen zu Teil werden, wirf gerne nochmal einen Blick auf [das Organigram](#id-2.-wer-ubernimmt-verantwortung-fur-die-ehrenamtlichen)[m](#id-2.-wer-ubernimmt-verantwortung-fur-die-ehrenamtlichen) des Vereins. #### **3. Flexible Beteiligungsformen ermöglichen** Nicht jede Person kann oder möchte sich von Anfang an langfristig binden. Deshalb ist es sinnvoll, unterschiedliche Formen der Beteiligung anzubieten und diese klar zu benennen, damit jeder weiß, welche Art von Verbindlichkeit erwartet wird. ZWEITZEUGEN e.V. unterscheidet deshalb klar zwischen zwei Formen der Beteiligung: **Ehrenamt** Ehrenamt bedeutet eine langfristige Bindung: Ehrenamtliche übernehmen über einen längeren Zeitraum eine feste Rolle innerhalb des Projekts. Sie tragen Verantwortung für bestimmte Aufgaben oder Projekte und investieren entsprechend Zeit und Engagement. Damit sie ihre Tätigkeiten sicher und selbstständig ausführen können, erhalten sie ein umfassendes Onboarding. **Engagement** Engagement beschreibt eine kurzfristige und punktuelle Mitarbeit. Personen können sich zeitlich flexibel einbringen, zum Beispiel bei einzelnen Projekten oder Aktionen. Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig gestaltet: Es ist nur ein geringer organisatorischer und fachlicher Aufwand nötig, und das Investment auf beiden Seiten bleibt überschaubar. Ein einfaches, schnelles Kennenlernen genügt, um die Ehrenamtlichen in die Abläufe einzuführen. #### **4. Regelmäßige Vor-Ort-Treffen** Neben formellen Teamtreffen sind Stammtische oder offene Austauschrunden besonders wirkungsvoll. Hier steht nicht die Projektarbeit im Vordergrund, sondern das Miteinander. Diese Treffen bieten Raum für: * Austausch über laufende Projekte, * gemeinsame Reflexion, * Feedback und Ideen * informelle Gespräche außerhalb von Aufgaben und To-dos Persönliche Begegnungen stärken das Wir-Gefühl und bauen Vertrauen auf – eine zentrale Grundlage für Verbindlichkeit. Ergänzend können inhaltliche Weiterbildungsmöglichkeiten, Workshops oder spannende Veranstaltungen die Motivation stärken und das Engagement vertiefen. {% hint style="info" %} Zusätzliche Verbindlichkeiten für feste Ehrenamtsrollen oder Projekte können auch durch so genannte **Ehrenamtsverträge** geschaffen werden. Vorlagen für Ehrenamtsverträge lassen sich leicht im Internet finden. Sie bieten eine gute Orientierung – sollten jedoch immer an deinen konkreten Einsatzzweck angepasst werden. Ein sinnvoller Ehrenamtsvertrag regelt insbesondere: * den Auftragsinhalt bzw. die konkrete Tätigkeit * Einsatzzeiten und zeitlichen Umfang * Aufwendungsersatz und ggf. Aufwandsentschädigung * die Vertragsdauer Je nach Einsatzbereich sollten weitere individuelle Punkte ergänzt werden. **Wichtig:** Achte unbedingt auf eine klare Regelung im Sinne des § 3 Nr. 26 EStG. Diese stellt sicher, dass der steuerliche Freibetrag für ehrenamtliche Tätigkeiten korrekt angewendet wird und nicht mehrfach in verschiedenen Tätigkeiten gleichzeitig in Anspruch genommen wird. {% endhint %} *** ### Schnell-Check: Deine ersten Schritte zum Start mit Ehrenamtlichen 1. **Entscheide, welche Beteiligungsformen du anbietest: Ehrenamt oder punktuelles Engagement.**
2. **Definiere die Rolle(n), die besetzt werden sollen.**
3. **Bestimme eine feste Ansprechperson für Ehrenamtliche.**
4. **Bereite ein Onboarding vor – mit allen nötigen Infos und einem Einstieg, der motiviert, aber nicht überfordert.**
5. **Überlege, wie du Wertschätzung und persönliche Begegnungen integrieren kannst (z. B. Teamtreffen, Stammtische).** Wenn diese Schritte gesetzt sind, kannst du loslegen und Ehrenamtliche gezielt an dein Projekt binden – mit klaren Strukturen, motivierendem Einstieg und Raum für eigene Verantwortung. ***

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