> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://wiki.beabee.io/community-journalismus/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://wiki.beabee.io/community-journalismus/community-zentrierte-methoden/mit-einer-willkommens-serie-vertrauen-aufbauen.md). # Mit einer Willkommens-Serie Vertrauen aufbauen *Inhaltliche Grundlage dieses Artikels sind unter anderem* [*„The Six Types of Welcome Emails“*](https://inboxcollective.com/the-six-types-of-welcome-emails/) *von Dan Oshinsky (Inbox Collective) sowie der Blaupause-Newsletter* [*„Du brauchst einen E-Mail-Automaten"*](https://blaupause.community/posts/b2306f5e-5c4e-427e-834d-01cc169107e4) *von Sebastian Esser.* Eine Willkommens-Serie besteht aus mehreren automatisierten E-Mails, die neue Newsletter Abonnentinnen und Abonennten oder Community-Mitlgieder direkt nach ihrer Anmeldung erhalten. Sie hilft dir dabei, neue Kontakte willkommen zu heißen, sie mit deiner Organisation vertraut zu machen und von Anfang an eine Beziehung aufzubauen. *** ### Warum lohnt sich eine Willkommens-Serie? Gerade unmittelbar nach der Anmeldung ist das Interesse an deinem Angebot besonders groß. Mit einer Willkommens-Serie kannst du diesen Moment nutzen, um deine Organisation vorzustellen, Erwartungen an deinen Newsletter zu vermitteln und deine wichtigsten Inhalte zu präsentieren. Gleichzeitig kannst du neue Kontakte Schritt für Schritt an eine gewünschte Handlung heranzuführen – zum Beispiel einen Artikel zu lesen, den Newsletter weiterzuempfehlen, Mitglied zu werden, eine Spende zu tätigen oder mehr über sich und ihre Interessen zu erzählen. Auch die Zahlen sprechen für den Einsatz einer Willkommens-Serie. Laut Klaviyo (2022) erreichen Willkommens-Mails durchschnittlich eine Öffnungsrate von 55,6 Prozent und eine Klickrate von 6,5 Prozent. Reguläre Newsletter erreichen im Durchschnitt dagegen Öffnungsraten von rund 43 Prozent und Klickraten von etwa 1,5 Prozent. Auch die Conversion-Rate – also beispielsweise der Abschluss einer Mitgliedschaft oder Spende – fällt bei Willkommens-Mails häufig höher aus. Neben besseren Kennzahlen hat eine Willkommens-Serie noch einen weiteren Vorteil: Sie sorgt dafür, dass neue Kontakte direkt nach ihrer Anmeldung von dir hören und sich an deinen Absender gewöhnen. Das kann langfristig dazu beitragen, dass später Newsletter häufiger geöffnet werden und seltener im Spam-Ordner landen. Gerade wenn du eine aktive Community aufbauen möchtest, ist eine Willkommens-Serie jedoch weit mehr als ein Marketinginstrument. Sie hilft dir dabei, von Anfang an Vertrauen aufzubauen, die Bindung zu deinen Kontakten zu stärken und mehr über ihre Interessen, ihr Wissen oder ihre Motivation zu erfahren. Gleichzeitig kannst du neue Mitglieder deiner Community dazu ermutigen, sich aktiv einzubringen – beispielsweise indem sie Feedback geben, Themenwünsche einreichen oder sich an deiner Arbeit beteiligen. *** ### Wann solltest du eine Willkommens-Serie einsetzen? Eine Willkommens-Serie eignet sich grundsätzlich für jede Organisation, die regelmäßig Newsletter versendet oder eine Community aufbaut. Besonders sinnvoll ist eine Willkommens-Serie, wenn zwischen der Anmeldung – etwa zu deinem Newsletter oder deiner Community – und der nächsten regulären Nachricht mehrere Tage oder sogar Wochen liegen. Ohne eine Willkommens-Mail melden sich neue Leserinnen und Leser zwar an, hören aber zunächst nichts mehr von dir. Diese Zeitfenster kannst du mit einer automatisierten Serie sinnvoll überbrücken. *** ### Passende E-Mail-Typen für deine Willkommens-Serie Es gibt keine perfekte Vorlage für eine Willkommens-Serie. Welche Inhalte du verschickst und wie viele E-Mails deine Serie umfasst, hängt von deinen Zielen und deiner Zielgruppe ab. Es gibt verschiedene E-Mail-Typen, aus denen du deine Willkommens-Serie individuell zusammenstellen kannst: #### Begrüßungs-Mail Die Begrüßungs-Mail ist die erste E-Mail deiner Serie und sollte unmittelbar nach der Anmeldung verschickt werden. Sie dient vor allem dazu, neue Community-Mitglieder willkommen zu heißen und sich für das Interesse an deinem Angebot zu bedanken. Nutze Formulierungen wie „Herzlich willkommen” oder „Danke für deine Anmeldung” und erkläre kurz, was deine Leserinnen und Leser künftig erwartet. Dazu gehören beispielsweise die Themen deines Newsletters, die Versandhäufigkeit, die Werte deiner Organisation oder Beteiligungsmöglichkeiten in deiner Community. Die Willkommens-Serie sollte dieselbe Sprache sprechen wie deine restliche Kommunikation. Vermeide allgemeine Marketing-Floskeln oder austauschbare Textbausteine, sondern bleib dem Ton deiner Organisation treu. Wenn du auf eine besonders persönliche Ansprache Wert legst und dein Newsletter-System Personalisierungen unterstützt, kannst du zusätzlich Merge-Tags einsetzen, um beispielsweise den Vornamen deiner Leserin oder deines Lesers automatisch einzufügen. #### Vorstellungs-Mail Mit der Vorstellungs-Mail stellst du die Menschen hinter deinem Newsletter oder Community vor. Ziel ist es, Vertrauen aufzubauen und deiner Organisation ein Gesicht zu geben. Statt nur eine einzelne Person zu zeigen, kannst du auch mehrere Mitglieder deiner Redaktion oder Organisation vorstellen. Kurze persönliche Texte oder kleine Steckbriefe vermitteln einen authentischen Eindruck und helfen dabei, eine stärkere Bindung zu deinen Leserinnen und Lesern aufzubauen. #### Umfrage-Mail Eine Umfrage-Mail dient dazu, neue Leserinnen und Leser oder Community-Mitglieder besser kennenzulernen. Verschicke sie jedoch nicht direkt nach der Anmeldung. Gib neuen Kontakten zunächst etwas Zeit, um deine Organisation und dein Angebot kennenzulernen. Ziel ist nicht in erster Linie, Feedback zu deinem Angebot einzuholen, sondern mehr über die Menschen hinter der Anmeldung zu erfahren. Frage beispielsweise: * Aus welchen Gründen hast du dich dazu entschieden, unsere Organisation zu unterstützen? * Welche Themen interessieren dich besonders? * Welches Thema sollten wir dringend stärker beleuchten? * Wie möchtest du dich in der Community einbringen? * Beschreibe in deinen eigenen Worten, was du dir von unserer Community wünschst * In welchen Rollen bist du bei uns vor Ort unterwegs? * In diesen Bereichen kenne ich mich besonders gut aus/ kann Erfahrungen teilen * Um welches Wissen/Erfahrung handelt es sich genau? Die Redaktion von Spotlight Gelsenkirchen hat ihre Vorstellungs-Mail beispielsweise um eine Willkommens-Umfrage ergänzt. So lassen sich bereits zu Beginn nicht nur die Interessen neuer Leserinnen und Leser erfassen, sondern auch ihre Expertise und mögliche Anknüpfungspunkte für eine aktive Beteiligung in der Community erkennen. Eine ausführliche Beschreibung der Willkommens-Umfrage sowie ein passendes Template findest du [hier](/community-journalismus/community-zentrierte-methoden/community-engagement-mit-umfragen/nicht-journalistisches-engagement.md#willkommens-umfragen-join-umfragen). #### Aktivierungs-Mail Die Aktivierungs-Mail verfolgt ein klares Ziel und enthält einen eindeutigen Call-to-Action. Hier kannst du deine Leserinnen und Leser beispielsweise dazu auffordern, einen besonders wichtigen Artikel zu lesen, deiner Organisation auf Social Media zu folgen, deinen Podcast anzuhören oder sich zu einer deiner Veranstaltungen anzumelden. Beschränke dich dabei möglichst auf eine einzige Handlung. Zu viele verschiedene Aufforderungen wirken schnell überladen und lenken vom eigentlichen Ziel ab. #### Empfehlungs-Mail Die Empfehlungs-Mail enthält eine Auswahl der Inhalte oder Angebote, die deine Organisation besonders gut repräsentieren. Das können beispielsweise zeitlose Artikel, besonders erfolgreiche Newsletter-Ausgaben, hilfreiche Ressourcen, Veranstaltungen, Projekte oder Community-Angebote sein. Neue Kontakte kennen dein Angebot meist noch nicht. Nutze diese Gelegenheit deshalb, um ihnen die Inhalte zu zeigen, die für den Einstieg besonders geeignet sind oder einen guten Eindruck davon vermitteln, wofür deine Organisation steht. Überprüfe die Inhalte regelmäßig und passe sie bei Bedarf an. Veraltete Informationen oder nicht mehr aktuelle Angebote können schnell einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen. #### Unterstützungs-Mail Mit der Unterstützungs-Mail wirbst du für eine Mitgliedschaft, eine Spende oder ein anderes Bezahlangebot. Um Menschen davon zu überzeugen, für dein Angebot zu bezahlen, kannst du zum Beispiel erklären, welche Vorteile sich daraus für sie ergeben. Auch wenn diese E-Mail einen klaren Verkaufszweck verfolgt, sollte sie nicht wie eine Werbeflyer wirken. Erzähle stattdessen, warum Unterstützung für deine Organisation wichtig ist und stelle den Mehrwert für deine Leserinnen und Leser in den Mittelpunkt. Falls möglich, kannst du zusätzlich einen zeitlich begrenzten Rabatt oder ein besonderes Angebot integrieren. *** ### So könnte deine Willkommens-Serie aussehen Du musst nicht jeden möglichen E-Mail-Typ verwenden. Oft reicht bereits eine kurze Serie aus drei oder vier Mails aus, um neue Leser\*innen oder Mitglieder gut abzuholen. Das Beispiel von [Spotlight Gelsenkirchen](https://gelsenkirchen.correctiv.org/) zeigt dir, wie ein möglich Ablauf für eine kleiner Redaktion inder Praxis aussehen könnte:
Tag 0 Sobald sich jemand für deinen Newsletter anmeldet, versendest du eine Begrüßungs-Mail.
2 Tage später Um von Anfang an Vertrauen aufzubauen, stellst du in einer Vorstellungs-Mail das Team deiner Organisation vorstellen. Ergänzend kannst du neue Kontakte mit einer Willkommens-Umfrage dazu einladen, auch etwas über sich zu erzählen.
4 Tage später In einer Empfehlungs-Mail präsentierst du eine Auswahl eurer besten oder meistgelesenen Artikel.
7 Tage später Du versendest deine erste Unterstützungs-Mail und stellst konkret das Angebot deiner Mitgliedschaft vor: Was bekommt man als Mitglied, wie viel kostet das?
14 Tage später Du versendest einen zweiten, leicht variierten Anstoß in Form einer Unterstützungs-Mail.
30 bis 60 Tage später Eine kurze Feedback-Umfrage: Wie gefällt dir der Newsletter? Was sollte sich ändern? Das erhöht zusätzlich die Chance, doch noch zu einer Mitgliedschaft zu kommen und liefert Hinweise für die Weiterentwicklung des Angebots.
*** ### Erfolg deiner Willkommens-Serie messen Bevor du die Serie veröffentlichst, solltest du festlegen, woran du ihren Erfolg messen möchtest. Typische Kennzahlen sind: * Öffnungsrate * Klickrate * Conversion-Rate (z.B. Mitgliedschaften oder Spenden) * Antworten auf deine E-Mails * Teilnahme an Umfragen Analysiere diese Werte regelmäßig und überprüfe, welche E-Mails besonders gut funktionieren. So kannst du deine Serie Schritt für Schritt weiterentwickeln und optimieren. *** ### Geeignete Tools Viele Newsletter-Dienstleister bieten bereits integrierte Funktionen für automatisierte Willkommens-Serien an. Dazu gehören beispielsweise Mailchimp, Brevo, MailerLite, ActiveCampaign oder Klaviyo. Welche Lösung für dich am besten geeignet ist, hängt von deinen Anforderungen und deinem Budget ab. Achte bei deiner Auswahl insbesondere darauf, dass dein Tool automatisierte Mail-Strecken, zeitgesteuerte Versandregeln und Personalisierungen unterstützt. Sollte dein bisheriger Newsletter-Anbieter keine Automatisierungen ermöglichen, kannst du entweder einzelne Willkommens-Mails manuell verschicken oder für diesen Anwendungsfall auf einen spezialisierten Dienst wechseln. Viele CRM-Systeme bieten ebenfalls die Möglichkeit, automatisierte Willkommens-Mails oder ganze Willkommens-Serien zu versenden – insbesondere dann, wenn sich Personen für eine Community anmelden. ***

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