So richtest du eine automatische E-Mail an ein Segment ein

beabee kann automatische E-Mails verschicken, wenn ein Kontakt einem Segment beitritt oder es verlässt. So könntest du zum Beispiel einrichten, dass neue Mitglieder nach einigen Wochen automatisch zu ihrer Zufriedenheit befragt werden oder Mitglieder kurz vor dem Ablauf ihrer Mitgliedschaft zum Bleiben angeregt werden.

1. Um eine automatische E-Mail an ein Segment anzulegen, logge dich in deine beabee-Instanz ein und klicke links unten auf Kontakte.

1. Wähle dann das Kontakt-Segement aus, für welches du eine automatische E-Mail einrichten möchtest. Wie du Segmente erstellst kannst du hier nachlesen.

1. Klicke auf das kleine Mail-Symbol oberhalb der Kontaktliste und wähle aus dem Drop-Down-Menü den Punkt E-Mail senden.

1. Damit deine E-Mail automatisch versendet wird, wählst du die Option Wiederkehrende E-Mail aus. Wie du einmalig eine E-Mail an Segmente versendest erfährst du hier.

1. Für den Inhalt deiner E-Mail kannst du entweder eine Vorlage aus dem Drop-Down-Menü unter dem Punkt Vorlage wählen oder mit der Auswahl Neue E-Mail, eine komplett neue Mail verfassen. Wie du E-Mail-Vorlagen erstellst, erfährst du hier.

1. Damit du deine E-Mail auch in Zukunft wiederverwenden kannst, gib ihr unter Name der Vorlage einen Titel. Unter diesem Namen findest du die Mail später in der Übersicht E-Mail-Vorlagen verwalten wieder. Dort kannst du außerdem jederzeit den Status deiner E-Mail einsehen und nach deinen Wünschen anpassen.

1. Im nächsten Schritt kannst du entscheiden, ob du die E-Mail über deine voreingestellte Adresse verschicken oder eine andere E-Mail-Adresse verwenden möchtest. Wie du deine voreingestellte E-Mail festlegst, erfährst du hier. Um eine andere Adresse zu verwenden, aktiviere den Schalter neben Benutzerdefinierten Absender verwenden und trage dann die gewünschte E-Mail-Adresse und den Absendernamen in die erscheinenden Felder ein.

Verwende als Absender unbedingt eine gültige E-Mail-Adresse. Nur so ist sichergestellt, dass Empfänger dir auch antworten können.

1. Wenn du Neue E-Mail auswählst, kannst du den Betreff und den Text deiner Mail frei wählen.

1. Im Feld Vorschau kannst du sehen, wie deine E-Mail am Ende bei deinen Kontakten ankommt. Wenn du den Pfeil unter dem Feld Kontakt für Vorschau anklickst, kannst du überprüfen ob deine Merge-Tags funktionieren.

Merge-Tags sind Platzhalter, die automatisch durch persönliche Informationen deiner Kontakte ersetzt werden. Das können zum Beispiel der Name, die Mitgliedsnummer oder andere individuelle Daten sein. Sie ermöglichen es dir, E-Mails so zu gestalten, dass jede Nachricht wie persönlich für den Empfänger geschrieben wirkt – ohne dass du jede E-Mail einzeln anpassen musst. Du fügst sie über das kleine Tag-Symbol oberhalb deiner E-Mail hinzu.

1. Anschließend kannst du auswählen wann deine E-Mail getriggert werden soll. Hier kannst du zwischen zwei Optionen wählen: Option. 1: Wenn ein Kontakt dem Segment beitritt. Option. 2: Wenn ein Kontakt das Segment verlässt.

1. Wenn du dich für Option. 1 entscheidest, kannst du zudem auswählen, dass deine neu eingerichtete E-Mail einmal an alle Kontakte gesendet wird, die sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt schon in deinem Segment befinden. Hierzu klickst du einfach den Schalter neben dem Feld Sofort an bestehende Kontakte senden an.

1. Fertig! Um deine wiederkehrende E-Mail abschließend zu erstellen, klicke auf Senden.

Du findest deine E-Mail nun, wenn du auf das E-Mail-Symbol im Segment klickst und E-Mail-Vorlagen verwalten wählst. Dort kannst du sie jederzeit bearbeiten oder vorübergehend deaktivieren.

beabee versendet automatisierte E-Mails nur einmal täglich. Je nach Zeitpunkt der Erstellung kann es daher einige Stunden dauern bis die Empfänger die E-Mail erhalten.